Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer fällt des Öfteren der Begriff „Vorsteuer“. Dabei handelt es sich um ein wichtiges Konzept im Rahmen der Unternehmensbesteuerung. In vielen Fällen ist es Selbstständigen möglich, sich die bei Einkäufen gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Doch nicht immer ist allen Unternehmern klar, ob sie dazu berechtigt sind und wie sie dabei vorgehen müssen. Die wichtigsten Infos zum Thema Vorsteuer sind in diesem Beitrag zusammengefasst.

Was ist die Vorsteuer?

Unter der Vorsteuer werden jene Umsatzsteuerbeträge verstanden, die von einem anderen Unternehmen in einer Rechnung gesondert ausgewiesen werden.

Am einfachsten lässt sich das anhand eines einfachen Beispiels darstellen: Ein Unternehmer kauft für einen seiner Mitarbeiter einen neuen Computer. Der Händler stellt ihm dafür eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von 990 Euro aus. In diesem Betrag sind bereits 19 Prozent Vorsteuer enthalten. Das bedeutet, der Nettobetrag für den Computer beläuft sich auf 831,03 Euro. Die Vorsteuer beträgt 158,07 Euro.

Da der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist, belaufen sich seine Anschaffungskosten in diesem Fall nur auf 831,03 Euro. Dem Händler muss er dennoch den Bruttobetrag in der Höhe von 990 Euro bezahlen. Die Vorsteuer in der Höhe von 158,07 Euro kann er sich in weiterer Folge jedoch im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurückholen.

Welche Unternehmer bekommen die Vorsteuer vom Finanzamt zurück?

Grundsätzlich sind in Deutschland all jene Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, die selbst beim Verkauf ihrer Produkte und Dienstleistungen Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese in weiterer Folge an das Finanzamt abführen.

Ausgenommen davon sind lediglich alle Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Die Möglichkeit dazu haben alle Selbstständigen, bei denen die Umsatzgrenze des Vorjahres unter 22.000 Euro liegt und der geschätzte Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, muss dies jedoch im Vorfeld gemäß
§ 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) beim Finanzamt bekanntgeben.

Auch wenn es im ersten Moment sehr verlockend klingt, ist die Kleinunternehmerregelung nicht immer vorteilhaft. Denn wenn Unternehmen in diesem Fall ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen und so vor allem Privatkunden günstigere Preise anbieten können, dürfen sie im Gegensatz dazu bei Investitionen die Vorsteuer nicht geltend machen. Vor allem für Gründer mit hohen Anfangsinvestitionen ist das ein großer Nachteil.

Welche Ausgaben im Unternehmen sind vorsteuerabzugsberechtigt?

Nur weil jemand Unternehmer ist, darf er sich nicht automatisch bei jedem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Der Kauf muss im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen.

Unternehmer, die sich also beispielsweise privat ein Haus kaufen, dürfen sich die dafür anfallende Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen. Die Anschaffung einer Maschine für unternehmerische Zwecke, egal ob neu oder gebraucht, ist hingegen zum Abzug der Vorsteuer berechtigt.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass für diese Maschine auch eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden ist. Das bedeutet, es müssen alle Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein, die dafür im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4) vorgeschrieben sind.

Dazu gehört unter anderem die Angabe der Steuernummer bzw. der Umsatzsteueridentifikationsnummer, der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung und das genaue Entgelt aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Steuersätzen.

Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen Rechnungen bis zu einem Bruttowert von 250 Euro und darüber. Für Rechnungen bis zu 250 Euro gelten diverse Erleichterungen.

Wie wird die Vorsteuer berechnet?

Die Berechnung der Vorsteuer erfolgt in zwei einfachen Schritten.

Im ersten Schritt muss entschieden werden, ob es sich um eine Lieferung oder Leistung handelt, die nach dem Regelsteuersatz in der Höhe von 19 Prozent oder nach dem ermäßigten Steuersatz in der Höhe von 7 Prozent abgerechnet wird. Die Waren und Dienstleistungen, für die der ermäßigte Steuersatz zur Anwendung kommt, sind im § 12 des Umsatzsteuergesetzes gelistet.

Im zweiten Schritt wird die Vorsteuer anhand der Nettosumme ermittelt. Je nach Steuersatz wird die Nettosumme mit 1,07 oder mit 1,19 multipliziert. Das Ergebnis ist in diesem Fall die Bruttosumme. Die Differenz zwischen Bruttosumme und Nettosumme ergibt in weiterer Folge den jeweiligen Vorsteuerbetrag.

Selbstverständlich ist auch der umgekehrte Rechnungsvorgang möglich. Die Bruttosumme kann also auch durch 1,07 bzw. durch 1,19 dividiert werden, um den Nettobetrag und in weiterer Folge die Vorsteuer in Erfahrung zu bringen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Jeder Unternehmer, der vorsteuerabzugsberechtigt ist, muss nach § 18 des Umsatzsteuergesetzes eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Seit dem Jahr 2015 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen zwingend auf elektronischem Weg übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist eine Registrierung bei ELSTER.

In der eigentlichen Voranmeldung wird dem Finanzamt dann mitgeteilt, wie viel Umsatzsteuer angefallen ist und wie viel Vorsteuer bereits bezahlt wurde.

Wie oft das gemacht werden muss, wird in der Regel vom Finanzamt vorgegeben und richtet sich nach der Höhe der Steuer im Vorjahr. Lag diese im vergangenen Kalenderjahr über 7.500 Euro, muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Unter diesem Betrag wird lediglich vierteljährlich gemeldet.

Als Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung gilt der zehnte Tag nach dem jeweiligen Anmeldezeitraum. Die Voranmeldung für Januar muss also beispielsweise bis spätestens 10. Februar erfolgen.