Desk-Sharing im Büro: Rechtliche Tipps für Unternehmen

Desk-Sharing, das Konzept des teilbaren Arbeitsplatzes, gewinnt in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung. Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, Flexibilität und Effizienz zu steigern, während sie gleichzeitig rechtliche Rahmenbedingungen beachten müssen. In diesem Artikel beleuchten wir die rechtlichen Aspekte des Desk-Sharing und bieten praktische Tipps für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Wie funktioniert Desk-Sharing?

Das grundlegende Konzept von Desk-Sharing ist einfach: Mitarbeiter haben keinen festen Schreibtisch im Büro. Stattdessen wählen sie jeden Tag einen freien Arbeitsplatz aus. Desk-Sharing ermöglicht eine flexible und effiziente Nutzung von Büroflächen, indem Mitarbeiter jeden Tag einen freien Schreibtisch wählen, anstatt einen festen Arbeitsplatz zu haben.

Grundprinzip

• Kein fester Platz: Niemand hat einen festen zugewiesenen Schreibtisch. Stattdessen sind alle Arbeitsplätze flexibel nutzbar.
• Tägliche Auswahl: Jeden Tag sucht sich jeder Mitarbeiter einen freien Schreibtisch aus, an dem er oder sie arbeiten möchte.

Rechtliche Grundlagen des Desk-Sharing

Desk-Sharing ist nicht nur eine organisatorische, sondern auch eine rechtliche Herausforderung. Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz, was Unternehmen die Flexibilität gibt, Desk-Sharing-Modelle einzuführen. Allerdings müssen dabei arbeitsrechtliche Bestimmungen beachtet werden. Eine klare Betriebsvereinbarung oder Richtlinie ist unerlässlich, um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Desk-Sharing, auch bekannt als „Hot Desking“ oder „Flexible Working“, beschreibt ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich je nach Verfügbarkeit einen freien Platz suchen. Die rechtlichen Grundlagen des Desk-Sharing in Deutschland umfassen verschiedene Bereiche des Arbeitsrechts, Arbeitsschutzes und Datenschutzes.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
  • Diese Verordnung enthält Anforderungen an die Gestaltung und Ausstattung von Arbeitsplätzen. Beim Desk-Sharing muss sichergestellt werden, dass jeder Arbeitsplatz ergonomisch und sicher ist und den Anforderungen der ArbStättV entspricht.
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Flexible Arbeitsmodelle dürfen nicht zu einer Überschreitung der zulässigen Arbeitszeiten führen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst und überwacht werden, um gesetzliche vorgaben einzuhalten.
• Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmung
  • Die Einführung von Desk-Sharing erfordert häufig die Zustimmung des Betriebsrats, da es eine Veränderung der Arbeitsorganisation darstellt. Dies kann durch Betriebsvereinbarungen geregelt werden, die Details zur Nutzung und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze festlegen.
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Beim Desk-Sharing müssen Maßnahmen ergriffen werden, um mögliche gesundheitliche Risiken zu minimieren, z. B. durch Bereitstellung von ergonomischen Möbeln und der Möglichkeit, Arbeitsplätze regelmäßig zu des desinfizieren.
• Datenschutz-Grundverordnung(DGSVO)
  • Desk-Sharing kann Auswirkungen auf den Datenschutz haben, insbesondere wenn persönliche Daten und Unterlagen offen zugänglich sind. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt sind und dass es klare Richtlinien zur Handhabung von Daten gibt.
• Arbeitsverträge
  • Änderungen in der Arbeitsplatzorganisation, wie die Einführung von Desk-Sharing, können Auswirkungen auf bestehende Arbeitsverträge haben. Es ist wichtig, dass solche Änderungen transparent kommunizieren werden und im Einklang mit den vertraglichen Vereinbarungen stehen.

Die Rolle des Betriebsrates

Bei der Einführung von Desk-Sharing-Modellen spielt der Betriebsrat eine wichtige Rolle. Die Mitbestimmung des Betriebsrates ist bei derartigen Veränderungen im Arbeitsumfeld oft erforderlich. Eine offene Kommunikation und die Einbindung des Betriebsrates in den Planungsprozess sind daher entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung des Desk-Sharing. Der Betriebsrat ist ein wichtiger Akteur bei der Einführung von Desk-Sharing. Er sorgt dafür, das die Interessen der Arbeitnehmer gewahrt bleiben, rechtliche Vorgaben eingehalten werden und eine transparente Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stattfindet.

Gesundheit und Ergonomie am geteilten Arbeitsplatz

Ein wesentlicher Aspekt des Desk-Sharing ist die Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Arbeitgeber sind verpflichtet, ergonomische Arbeitsbedingungen zu schaffen und Hygienestandards einzuhalten. Dies umfasst unter anderem die Bereitstellung von verstellbaren Stühlen und Tischen sowie die regelmäßige Reinigung der Arbeitsplätze. Gesundheit und Ergonomie sind zentrale Aspekte bei der Gestaltung von geteilten Arbeitsplätzen. Um sicherzustellen, dass diese Aspekte nicht vernachlässigt werden, sollten Arbeitgeber bestimmte Maßnahmen ergreifen.

Ergonomische Gestaltung

• Ergonomische Möbel
  • Höhenverstellbare Schreibtische ermöglichen es Mitarbeitern, die Arbeitshöhe individuell anzupassen. Ergonomische Stühle sollten in Höhe und Neigung verstellbar sein und eine ausreichende Lendenwirbelstütze bieten.
• Monitore und Peripheriegeräte
  • Verstellbare Monitore sollten höhenverstellbar sein, um Nackenbelastungen zu vermeiden. Externe Tastaturen und Mäuse sollten ergonomisch gestaltet sein und korrekt platziert werden können.
• Beleuchtung
  • Ausreichende Beleuchtung am Arbeitsplatz ist sehr wichtig, um Augenbelastungen zu vermeiden. Natürliche Lichtquellen sollten bevorzugt werden, ergänzt durch verstellbare Schreibtischlampen.

Gesundheitliche Aspekt

• Hygiene
  • Regelmäßige Reinigung: Arbeitsplätze müssen regelmäßig gereinigt und desinfiziert werden, insbesondere bei häufigem Wechsel der Benutzer.
  • Bereitstellung von Desinfektionsmitteln: Mitarbeiter sollten Zugang zu Desinfektionsmitteln haben, um ihre Arbeitsplätze vor und nach Gebrauch reinigen zu können.
• Luftqualität
  • Gute Belüftung: Büroräume sollten gut belüftet sein, um eine frische Luftzufuhr zu gewährleisten und Schadstoffe zu reduzieren.
  • Luftreiniger: Der Einsatz von Luftreinigern kann die Luftqualität weiter verbessern.

Arbeitsorganisation und -planung

• Wechselregelungen
  • Reservierungssysteme: Implementierung von Systemen, die den reibungslosen Wechsel zwischen Mitarbeitern erleichtern und Überbelegungen vermeiden.
  • Ruhige Bereiche: Bereitstellung von Ruhezonen oder Rückzugsbereichen, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.
• Arbeitsplatzanpassungen
  • Personalisierungsmöglichkeiten: Mitarbeitern sollte es ermöglicht werden, ihre Arbeitsplätze kurzfristig anzupassen (z.B. eigene Maus, Tastatur oder persönliche Utensilien).
  • Regelmäßige Bewegung: Förderung von regelmäßigen Pausen und Bewegung, um die Belastung durch längeres Sitzen zu reduzieren.

Schulungen und Sensibilisierung

• Ergonomieschulungen
  • Anweisungen zur richtigen Haltung: Schulungen zur richtigen Sitzhaltung und Arbeitsplatzgestaltung.
  • Nutzung ergonomischer Hilfsmittel: Anleitung zur optimalen Nutzung der bereitgestellten ergonomischen Hilfsmittel.
• Gesundheitsbewusstsein
  • Gesundheitsprogramme: Angebote wie Rückenschulungen, Yoga oder Bewegungspausen während des Arbeitstages.
  • Aufklärung über Stressmanagement: Informationen und Workshops zu Stressbewältigung und psychischer Gesundheit.

Technologische Unterstützung

• Ergonomiesoftware
  • Erinnerungsfunktionen: Software, die Mitarbeiter an Pausen und Bewegungsübungen erinnert.
  • Anpassungssoftware: Tools zur individuellen Anpassung von Monitoreinstellungen und anderen Arbeitsplatzparametern.

Technische Unterstützung und Tools

Für eine effiziente Umsetzung des Desk-Sharing ist die Nutzung von entsprechender Software für die Arbeitsplatzeinteilung unerlässlich. Solche Tools helfen bei der Verwaltung der Arbeitsplätze und sorgen für eine reibungslose Organisation. Desk.ly bietet beispielsweise eine umfassende Lösung für die Herausforderungen des Desk-Sharing.

Technische Unterstützung und Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Implementierung von Desk-Sharing-Modellen. Arbeitsplatzreservierungssysteme, die Desk-Booking-Software, ermöglichen es den Mitarbeitern, Arbeitsplätze im Voraus oder in Echtzeit über Mobile Apps oder Webportale zu buchen. Beispiele hierfür sind Robin, Deskflex und Condeco. Zusätzlich können Raumbuchungssysteme wie Skedda, Teem und Office-Space nahtlos in Kalenderanwendungen wie Outlook oder Google Calendar integriert werden, um Besprechungsräume und Arbeitsplätze effizient zu verwalten.

Sensoren und IoT-Technologien bieten ebenfalls wichtige Unterstützung. Belegungssensoren wie die von Density, VergeSense und Humly, erfassen die Belegung von Arbeitsplätzen in Echtzeit und leiten diese Informationen an das Buchungssystem weiter. Umweltsensoren, wie Awair, Netatmo und CO2Meter, überwachen die Luftqualität, Temperatur und Luftfeuchtigkeit, um eine optimale Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Kommunikations- und Kollaborationstools sind ebenfalls essentiell. Videokonferenz-Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Cisco Webex erleichtern spontane Meetings und virtuelle Zusammenarbeit und können in die Arbeitsplatzreservierungssysteme integriert werden. Plattformen wie Slack, Trello und Asana fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitern, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Ergonomiesoftware und -hardware tragen zur gesundheitlichen Unterstützung bei. Software wie Workrave und Stretchy hilft Mitarbeitern, ihre Arbeitsplätze ergonomisch einzurichten, indem sie Anleitungen und Erinnerungen zur richtigen Sitzhaltung und Pausen bietet. Ergänzt wird dies durch ergonomische Peripheriegeräte wie verstellbare Monitore, ergonomische Tastaturen und Mäuse, die individuell an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden können.

Datenanalyse- und Reporting-Tools sind ebenfalls von großer Bedeutung. Tools wie Tableau, Power BI und Qlik analysieren die Arbeitsplatznutzung und identifizieren Muster, um die Effizienz und Auslastung der Arbeitsplätze zu optimieren. Feedback-Tools wie Survey-Monkey, Qualtrics und Officevibe erfassen die Zufriedenheit und Effizienz der Desk-Sharing-Umgebung aus der Perspektive der Mitarbeiter.

Schließlich spielen Sicherheits- und Zugangskontrollsysteme eine wesentliche Rolle. Systeme wie Kisi, SALTO und HID Global verwalten den sicheren Zugang zu Büroräumen und Arbeitsplätzen. Datenschutz-Tools und Data Loss Prevention (DLP) Lösungen stellen sicher, dass personenbezogene Daten geschützt und sicher aufbewahrt werden.

Durch den Einsatz dieser technischen Unterstützung und Tools können Unternehmen due Einführung von Desk-Sharing-Modellen effizienter gestalten und sicherstellen, dass sowohl ergonomische als auch gesundheitliche Aspekte zur Steigerung der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Vor- und Nachteile des Desk-Sharing

Desk-Sharing hat sowohl Vor- als auch Nachteile, die bei der Einführung in einem Unternehmen berücksichtigt werden müssen.

Woher kommt die Idee des Desk-Sharing?

Das Konzept des Desk-Sharing hat keine eindeutig identifizierbare Einzelperson oder Firma als Erfinder. Es entwickelte sich im Laufe der Zeit als Antwort auf sich verändernde Arbeitsumgebungen und -anforderungen.

• Entstehung in den 1980er Jahren: Das Konzept entstand in den 1980er Jahren, als Unternehmen begannen, nach Wegen zu suchen, um Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu sparen. Der zunehmende Einsatz von Computern und Telekommunikationstechnologien ermöglichte flexiblere Arbeitsmodelle.
• Einfluss von Managementtheorien: Managementtheorien und -praktiken, wie das „Activity-Based Working“ (ABW) und flexible Arbeitsmodelle, haben das Konzept beeinflusst. Diese Theorien betonen die Anpassung der Arbeitsumgebung an die jeweiligen Aufgaben und Bedürfnisse der Mitarbeiter.
• Technologische Entwicklungen: Fortschritte in der IT und Telekommunikation spielten eine entscheidende Rolle. Die Verbreitung von Laptops, mobilen Geräten und Cloud-Computing machte es einfacher, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten.
• Beispiele und frühe Anwender: Einige große Unternehmen wie IBM und Ernst & Young waren frühe Anwender des Konzepts. Sie erkannten die Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und Flexibilität und setzten entsprechende Modelle in ihren Büros um.

Fazit

Desk-Sharing ist ein modernes Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, sondern täglich einen freien Arbeitsplatz auswählen. Dieses Konzept bietet zahlreiche Vorteile, hat aber auch einige Herausforderungen.

Desk-Sharing ermöglicht signifikante Kosteneinsparungen durch eine reduzierte Bürofläche und geringere Miet- und Betriebskosten. Unternehmen können ihre Büroflächen effizienter nutzen, was auch zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beiträgt. Die Flexibilität des Modells unterstützt moderne Arbeitsweisen, insbesondere hybride Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter teils im Büro und teils remote arbeiten. Zudem fördert Desk-Sharing die Zusammenarbeit, indem Mitarbeiter täglich mit unterschiedlichen Kollegen arbeiten und somit die Kommunikation und den Austausch von Ideen verbessern.

Jedoch bringt Desk-Sharing auch Herausforderungen mit sich. Die Notwendigkeit, täglich einen freien Arbeitsplatz zu finden, kann zu Frustration und Zeitverlust führen. Das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann das Gefühl der persönlichen Zugehörigkeit und den Komfort beeinträchtigen. Auch hygienische Aspekte sind kritisch, da häufige Wechsel der Arbeitsplatznutzung eine regelmäßige Reinigung und Desinfektion erfordern. Ergonomische Anpassungen sind ebenfalls wichtig, ja jeder Arbeitsplatz flexibel genutzt werden muss, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Desk-Sharing kann für Unternehmen eine wertvolle Strategie sein, um Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu sparen. Es erfordert jedoch sorgfältige Planung und Implementierung, um die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. Eine durchdachte Einführung, unterstützt durch geeignete Technologie, Reinigungskonzepte und ergonomische Lösungen, kann dazu beitragen, die Vorteile von Desk-Sharing zu maximieren und die Nachteile zu minimieren. Durch eine ausgewogene Berücksichtigung dieser Faktoren kann Desk-Sharing zu einem erfolgreichen und flexiblen Arbeitsmodell werden.

Desk-Sharing bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, Flexibilität und Effizienz zu steigern. Die Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen und die Einbindung von Betriebsrat und Mitarbeitern sind dabei essenziell. Mit der richtigen Planung und technischen Unterstützung kann Desk-Sharing zu einem erfolgreichen Modell in Ihrem Unternehmen werden.

Das Konzept bietet Kostenvorteile und Flexibilität, fördert die Zusammenarbeit und nutzt Büroflächen effizient. Es erfordert jedoch sorgfältige Planung, um Herausforderungen wie persönliche Zugehörigkeit und Hygiene zu bewältigen. Mit der richtigen Umsetzung kann Desk-Sharing erfolgreich und produktiv sein.

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